Een succesvolle kantoorrenovatie: Volg deze 6 stappen

Een kantoor moet meegroeien met je organisatie. Verandert de omvang van je team of hebben jullie nieuwe manieren van samenwerken? Dan hoeft dit echt niet altijd te betekenen dat je moet verhuizen. Soms is een renovatie voldoende om je werkomgeving weer toekomstbestendig te maken. Of je nu een volledige renovatie plant of enkele kleine verbeteringen wilt doorvoeren, het is essentieel om een gedetailleerde aanpak te volgen. Met dit stappenplan helpen wij je bij het plannen en uitvoeren van een succesvolle kantoorrenovatie.

Maar wat komt er nu allemaal precies kijken bij een kantoorrenovatie? De renovatie van een kantoor is het proces waarbij een bestaande kantoorruimte wordt verbeterd, herontworpen of aangepast om beter te voldoen aan de behoeften van het bedrijf en de werknemers. Het doel is om een functionele, inspirerende en productieve werkomgeving te creëren die past bij de unieke cultuur van jullie organisatie.

In dit blog nemen we je mee in 6 stappen om je werkomgeving doordacht en effectief te renoveren. Door deze aanpak te volgen, houd je grip op het proces en maak je weloverwogen keuzes die écht bijdragen aan een beter kantoor.

Stap 1: Doelstellingen bepalen

Voordat je begint met de renovatie van jullie kantoor, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te bepalen. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat zijn de uitdagingen en tekortkomingen van de huidige kantoorindeling?

• Welke verbeteringen wil je aanbrengen in de kantoorruimte?

• Welke specifieke doelen wil je bereiken met de renovatie? Bijvoorbeeld het creëren van meer ruimte, het verbeteren van de samenwerking tussen teams, het bevorderen van een gezonde werkomgeving, enzovoort.

Door duidelijke doelstellingen te formuleren, wordt het mogelijk verbouwing efficiënter te plannen en ervoor te zorgen dat alle inspanningen gericht zijn op het behalen van de gewenste resultaten. Bovendien geven deze doelstellingen meer duiding over de grootte van het project en kan een schatting worden van de te gebruiken middelen.

Stap 2: Budget bepalen

Het bepalen van een realistisch budget is essentieel voor een succesvolle kantoorrenovatie. Hiermee wordt het helder wat haalbaar is en kunnen intern de verwachtingen worden bepaald. Denk tijdens het opstellen van een budget aan de volgende onderdelen:

• Kosten van bouwmaterialen en meubilair

  Maak een lijst van de benodigde materialen en meubels en verzamel prijsinformatie om een schatting te maken van de kosten.

• Arbeidskosten

  Overweeg de kosten van aannemers, architecten en andere professionals die bij het renovatieproces betrokken zijn.

• Onvoorziene kosten

  Houd rekening met mogelijke onvoorziene kosten en reserveer een buffer in het budget.

Het hebben van een realistisch budget helpt je bij het nemen van beslissingen tijdens het renovatieproces en zorgt ervoor dat je de financiële haalbaarheid van het project behoudt.

Wil je advies over de kosten van het verbouwen van je kantoor? Vraag onze kostenwijzer aan.

Stap 3: Het ontwerp en de indeling van de kantoorruimte

Afhankelijk van het doel van de verbouwing van jullie kantoor is het tijd om de werkomgeving te ontwerpen. Dit kun je zelf doen of laten uitbesteden. Het ontwerp en de indeling van de kantoorruimte hebben namelijk een grote impact op de functionaliteit en esthetiek van de werkplek. Overweeg de volgende aspecten: 

• Ruimteplanning

  Analyseer de huidige indeling van de kantoorruimte en identificeer mogelijkheden voor verbetering. Denk na over de optimale verhouding en plaatsing van bureau’s, vergaderruimtes, sociale ruimtes, enzovoort.

• Ergonomie

  Zorg ervoor dat de kantoorinrichting ergonomisch verantwoord is om de gezondheid en het comfort van de werknemers te bevorderen. Overweeg verstelbare bureaus, ergonomische stoelen, juiste verlichting, planten en manieren om de akoestiek op de werkvloer te bevorderen.

• Cultuur en merkidentiteit doorvertalen op de werkvloer

  Kies een kleurenschema en interieurontwerp dat je bedrijfscultuur en merkidentiteit versterkt. Zorg ervoor dat de stijl niet alleen visueel aansluit bij je branding, maar ook bij de manier waarop je werkt. Een goed doordachte inrichting draagt bij aan een positieve sfeer, stimuleert samenwerking en verhoogt zowel de productiviteit als het welzijn van je medewerkers.

Lees ook onze blogpost over hoe jullie kantoor bijdraagt aan de gezondheid van medewerkers en hoe je dit kunt verbeteren.

Stap 4: Selectie van aannemers en leveranciers

Tijdens de renovatie ben je afhankelijk van aannemers en leveranciers. Kies daarom voor betrouwbare partijen die hun afspraken nakomen. Zo voorkom je budgetoverschrijdingen en vertragingen in de planning. Doe vooraf goed onderzoek, vergelijk offertes en check referenties. Werk samen met professionals die ervaring hebben met kantoorrenovaties en precies begrijpen wat jouw organisatie nodig heeft.

Stap 5: Projectbeheer en uitvoering

Kantoorrenovatie is tijdrovend. Maar voer je als bedrijf zijnde het project zelf uit, dan is een verantwoordelijk persoon onmisbaar. Er is tenslotte een partij nodig om het project te coördineren, de planning te waarborgen, het budget te bewaken en te communiceren met alle betrokken partijen. Ook is het mogelijk om een partij als Cerius hiervoor in te schakelen.

Stap 6: Communicatie en betrokkenheid van werknemers

Wat het doel van de renovatie ook is, je wilt sowieso dat de nieuwe werkomgeving wordt gebruikt. Om dit te bereiken is het belangrijk om altijd naar de eindgebruiker, de werknemers, te blijven luisteren. Houd ze goed op de hoogte via bijvorobeeld mailings of events. Luister goed naar de medewerkers en omarm feedback en suggesties. Dit verhoogt de uiteindelijke tevredenheid en betrokkenheid van de mensen die uiteindelijk het kantoor in gebruik gaan nemen.

 Door deze stappen en richtlijnen te volgen ben je goed voorbereid om een kantoorrenovatie succesvol uit te voeren. Vergeet niet om altijd samen te werken met professionals en de behoeften van jouw werknemers en bedrijf centraal te stellen bij het nemen van beslissingen.

Het renoveren van werkomgeving is een groot project, waar veel ervaring, contacten en know-how bij komt kijken. Het is ook mogelijk om dit uit te besteden aan een extern bedrijf. Cerius helpt organisaties met het ontwikkelen en realiseren van werkomgevingen die aansluiten bij hun doel. Benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Neem contact met ons op.